A-Z Ngurus Order Dari Sejak Terima – Selesai Order

Ketika Anda menerima order baru dengan LP Anda di Scalev, maka mengecek order yang masuk adanya di halaman Orders.

Tampilannya seperti ini:

Halaman Orders Scalev

Anatomi Halaman Orders

Untuk memahami tampilan halaman Orders, silakan simak gambar di bawah ini beserta penjelasannya berdasarkan label nomor masing-masing.

Anatomi halaman Orders

1. + Tambah Pesanan

Tombol untuk menambah atau membuat order baru secara manual tanpa melalui form LP.

2. Jumlah Order

Jumlah order yang diterima dalam rentang waktu tertentu.

Cara mengaturnya lihat label nomor 17.

3. Kotak Pencarian Order

Kotak pencarian order ini berguna untuk mencari order spesifik dengan cara mengisi data nama buyer, no. hp buyer, atau order id.

Ketik saja datanya di kotak yang tersedia.

Tidak harus memencet Enter di keyboard setelah memasukkan datanya.

4. Ikon Filter Daftar Pesanan

Klik ikon ini untuk memunculkan pengaturan filter daftar pesanan yang lebih lengkap.

Tampilannya seperti ini:

Filter Daftar Pesanan

5. Ikon Atur Kolom Daftar Pesanan

Klik ikon ini untuk memunculkan pengaturan kolom yang ingin Anda tampilkan di daftar pesanan.

Tampilannya seperti ini:

Pengaturan kolom daftar pesanan

6. Ikon Download Data Order

Klik ikon ini untuk memunculkan pilihan download data order yang tampil di daftar pesanan aktif saat ini.

Tampilannya seperti ini:

Popup menu download data order

Data hasil download berupa file csv yang dapat dibuka oleh aplikasi pengolah data seperti Microsoft Excel atau Google Spreadsheet.

7. Ikon Upload Data Order

Klik ikon ini untuk memunculkan pilihan upload data order.

Tampilannya seperti ini:

Popup menu upload data order

Gunanya untuk menambahkan order baru dari tempat lain.

Atau mengupdate data order yang sudah ada di daftar pesanan.

8. Ikon Pie Chart

Klik ikon ini untuk menyembunyikan atau menampilkan kembali bagian informasi ikhtisar order.

Lihat bagian label nomor 16.

Tampilannya seperti ini:

Ikhtisar order dalam daftar pesanan

9. Ikon Panah Diagonal

Klik ikon ini untuk memperlebar tampilan tabel daftar pesanan sehingga dapat menampilkan lebih banyak kolom yang tersembuyi.

10. Role Daftar Pesanan

Klik untuk mengatur daftar pesanan yang tampil apakah sebagai Seller atau Fullfilment Provider.

11. Kolom Daftar Pesanan

Judul kolom daftar pesanan.

Kolom-kolom yang ditampilkan di sini dapat diatur sendiri.

Lihat label nomor 5.

Kotak centang di sebelah kiri berguna untuk mencentang seluruh order yang tampil di daftar pesanan aktif.

12. Tampilkan Pesanan Baru

Bagian ini akan muncul ketika Anda sedang berada di halaman order lalu setelah beberapa saat ada order terbaru yang masuk tapi belum ditampilkan.

Nah, klik bagian ini untuk memunculkan orderan terbaru tersebut tanpa merefresh halaman order.

13. Ikon Kotak Panah Diagonal

Klik ikon ini untuk menampilkan halaman public order yang berisi ringkasan order yang dibeli oleh buyer.

Tampilannya seperti ini:

Halaman public order yang berisi ringkasan pesanan dari buyer

14. Tabel Daftar Pesanan

Ini adalah tabel daftar pesanan yang memuat informasi bawaan dengan kolom seperti:

• Order ID
• Pelanggan
• Status Pesanan
• Status Pembayaran
• Toko, dll.

Kolom bawaan tersebut dapat Anda ubah dan sesuaikan sendiri.

Lihat label nomor 5.

15. Ikon Titik Tiga

Klik ikon ini untuk memunculkan tindakan cepat (quick action) pada suatu order.

Menu yang dimunculkan ketika titik tiga ini diklik akan berbeda-beda tergantung status ordernya.

16. Ikhtisar Order

Bagian ini menampilkan ikhtisar order dari daftar pesanan aktif.

Ada tiga bagian, yaitu:

1. Jumlah order dalam pesanan aktif
2. Nilai total seluruh order dalam rupiah
3. Nilai Average Order Value (AOV)

Tampilannya di dalam slider seperti ini:

Slider ikhtisar pesanan

Klik titik di bawah bagian tersebut untuk menavigasi.

17. Filter Rentang Tanggal

Pengatur rentang tanggal untuk menampilkan daftar pesanan yang disesuaikan sendiri berdasarkan tanggal awal dan akhir.

Cara filter:

• Klik pertama di tanggal yang Anda pilih untuk menyetel tanggal awal.
• Klik kedua di tanggal yang Anda pilih untuk menyetel tanggal akhir.

Dengan mengetahui anatomi halaman order di atas, diharapkan Anda dapat lancar mengelola orderan yang masuk.

Tindakan apa saja yang bisa dilakukan pada order yang masuk ke toko Anda?

Sebelum melanjutkan, Anda perlu memahami dulu status order yang diterima.

Memahami Alur Perubahan Status Order

Ketika LP Anda menerima order maka statusnya akan menjadi salah satu di antara kedua ini:

Created atau Pending.

Apa bedanya?

Status Order Created

Yaitu order yang masuk TIDAK MEMILIKI metode pembayaran apa pun.

Status order ini didapatkan dari form yang tidak menampilkan metode pembayaran (disembunyikan).

Dari form yang dibuat sengaja agar tidak memerlukan pembayaran dengan tujuan untuk data collection (cth. lead magnet).

Status Order Pending

Yaitu order yang masuk MEMILIKI metode pembayaran tertentu.

Baik itu metode pembayaran Bank Transfer, QRIS, atau Epayment lainnya.

Biasanya buyer sudah tahu harga produk yang akan dibelinya.

Dan sudah berniat untuk membayar.

Order berstatus Pending ini perlu difollowup oleh tim CS Anda.

Agar buyer segera melakukan pembayaran.

Dua jenis status order di atas adalah status yang paling sering akan Anda terima.

Status Order Confirmed

Yaitu order yang sudah terkonfirmasi oleh Admin/CS bahwa pesanannya sudah dibayar oleh buyer toko Anda.

Status Order In Process

Yaitu order yang sudah terkonfirmasi dibayar dan sedang dalam proses penyiapan produknya untuk dikirimkan ke buyer.

Status Order Ready To Ship

Yaitu order yang sudah terkonfirmasi dibayar, sedang dalam proses, stok produk tersedia, dan sudah dipackaging untuk selanjutnya siap dikirimkan oleh kurir.

Status Order Shipped

Yaitu order yang sudah dalam proses pengiriman oleh kurir.

Status Order Completed

Yaitu order yang barangnya sudah dikirim dan diterima oleh buyer dengan baik tanpa komplain apa pun.

Status Order Return To Sender (RTS)

Yaitu order yang barangnya sudah dikirim dan diterima oleh buyer namun karena suatu hal/alasan tertentu (seperti refund/tukar produk cacat), buyer/seller meminta barangnya dikembalikan dulu.

Semua status order di atas dapat diubah ke status yang lain berdasarkan kondisi berikut ini:

Ngurus Order Sejak Terima -- Selesai Order

Cara Mengurus Order Produk Fisik

Jika Anda berjualan produk fisik dan menerima order baru, ikuti alurnya di bawah ini:

1. Masuk ke halaman Orders
2. Klik order yang berstatus Created / Pending
   • Jika status ordernya Created, edit order oleh Admin/Sales Person toko Anda untuk menambahkan rincian order yang diperlukan seperti nama, alamat lengkap, no. hp, atau metode pembayaran.
   • Jika status ordernya Pending, follow up buyer Anda agar segera melakukan pembayaran.
     • Jika buyer menggunakan metode pembayaran Bank Transfer, maka toko Anda perlu mengaktifkan fitur Konfirmasi Pembayaran agar buyer dapat mengirimkan konfirmasi pembayaran setelah checkout.
     • Jika buyer menggunakan metode pembayaran Epayment (VA/QRIS), biasanya setelah melakukan pembayaran status pembayaran akan berubah otomatis menjadi Paid. Jika tidak berubah otomatis, ubah secara manual.
     • Jika buyer menggunakan metode pembayaran COD, ubah status order menjadi Confirmed.
3. Ubah status order menjadi Confirmed dan status pembayaran menjadi Paid jika buyer Anda terkonfirmasi sudah membayar.
4. Setelah Confirmed, ubah status order menjadi Ready To Ship apabila stok barang yang dibeli oleh buyer toko Anda tersedia dan sudah dipacking.
5. Ubah status order menjadi Shipped ketika paket sudah dibawa oleh kurir dan Anda menerima nomor resi pengiriman.
6. Ubah status order menjadi Completed ketika paket sudah diterima oleh buyer dengan baik dan tidak ada komplain apa pun terhadap barang yang dibelinya.
7. Ubah status order menjadi RTS apabila buyer sudah terima paketnya namun ada komplain seperti paket hilang, barang rusak, jumlah kurang, salah paket, dll.

Cara Mengurus Order Produk Digital

Jika Anda berjualan produk digital dan menerima order baru, ikuti alur di bawah ini:

1. Masuk ke halaman Orders
2. Klik order yang berstatus Created / Pending
   • Jika status ordernya Created, edit order oleh Admin/Sales Person toko Anda untuk menambahkan rincian order yang diperlukan seperti nama, alamat email, no. hp, atau metode pembayaran.
   • Jika status ordernya Pending, follow up buyer Anda agar segera melakukan pembayaran
     • Jika buyer menggunakan metode pembayaran Bank Transfer, maka toko Anda perlu mengaktifkan fitur Konfirmasi Pembayaran agar buyer dapat mengirimkan konfirmasi pembayaran setelah checkout.
     • Jika buyer menggunakan metode pembayaran Epayment (VA/QRIS), biasanya setelah melakukan pembayaran status pembayaran akan berubah otomatis menjadi Paid. Jika tidak berubah otomatis, ubah secara manual.
3. Ubah status order menjadi Confirmed dan status pembayaran menjadi Paid (jika tidak berubah secara otomatis).
4. Setelah Confirmed, pastikan Anda mendelivery produk digital ke buyer baik itu melalui sistem email invoice dari Scalev atau email dari integrasi pihak ketiga seperti Mailketing/BirdSend.
5. Ubah status order menjadi Completed apabila Anda sudah yakin telah mengirimkan akses produk digital yang Anda jual dan buyer juga sudah konfirmasi menerima produknya.

Produk digital tidak memerlukan status order yang biasanya ada di produk fisik, yaitu: Ready To Ship, Shipped, dan Return To Sender (RTS).

Jadi Anda boleh mengabaikan status order tersebut apabila jualan Anda produk digital.

NOTE: Poin no. 4 pastikan Anda telah mengatur produk yang berisi akses produk digital yang akan dikirimkan ke buyer.

Baca artikel ini:

• Tutorial Cara Jualan Produk Digital
• Tutorial Cara Integrasi Mailketing Ke Scalev (Supaya Ketika Ada Orderan/Closingan, Bisa Otomatis Tersubscribe ke Suatu Autoresponder)
• Tutorial Cara Integrasi Birdsend Ke Scalev (Supaya Ketika Ada Orderan/Closingan, Bisa Otomatis Tersubscribe ke Suatu Sequence/Form)

Cara Menghapus Order

Anggaplah Anda lagi testing order atau ada order yang tidak dibutuhkan lagi untuk ADA dan ingin membersihkan order tersebut supaya halaman Orders terlihat bersih kembali.

Anda bisa menghapus "order sampah" tersebut.

Untuk menghapus order pastikan status order saat ini adalah Created atau Canceled dulu baru bisa dihapus.

Selain dua status order tersebut tidak bisa dihapus.

Caranya:

• Klik order yang ingin dihapus di halaman Orders
• Masuk ke rincian order tersebut
• Di sisi sebelah kanan scroll ke bawah Anda akan menemukan tombol "Hapus Pesanan"
• Klik tombol Hapus Pesanan

Tombol Hapus Pesanan

Bisa juga Anda lakukan langsung di halaman Orders centang order yang ingin dihapus, lalu klik Bulk Action, muncul menu lalu klik Delete Order.